賃貸管理システムは本当に便利？メリット・デメリットを解説
こんにちは！新・大家ライフスタッフの稲田です。
賃貸管理システムの導入を考えている方の中には「本当に便利なの？」などの疑問を持っている方も少なくありません。
数ある賃貸管理業務の中で、一部の業務しか改善されないと考えている方が多いためです。
この記事では、賃貸管理システムの機能や選び方などについて解説します。
●●● 賃貸管理システムの機能 ●●●
賃貸管理システムとは、賃貸用物件の入居者募集から退去までに必要な書類などの情報を一括管理して、業務の効率化を図るシステムのことです。
さまざまな機能を持ち、業務にかかる手間と時間を大幅に削減できる便利なサービスなので、機能をよく理解するようにしましょう。
仲介業務関連の機能
賃貸管理システムの主な機能として、仲介業務関連の機能があります。
具体的には、以下の3つの機能です。
- 物件登録・管理機能
- 間取り図・広告作成機能
- 検索機能
ポータルサイトや自社ホームページに登録した物件情報を自動的に反映してくれる機能や、登録した物件情報から広告チラシを作成してくれる機能などが上記に該当し、今まで登録やチラシ作成にかかっていた手間を大幅に削減することが可能です。
また、Excelや書類などで管理していた情報を賃貸管理システムで簡単に管理できるのも、上記の機能に当たります。
物件管理関連の機能
賃貸管理システムには、物件の管理を簡単にする機能も備わっています。
具体的には、以下の機能です。
- 物件管理機能
- 入出金管理機能
- 契約管理機能
- 請求書作成機能
契約に関係する書類の作成や電子化した契約書の管理、修繕記録やクレーム対応記録の管理など、複数の書類によって管理していた賃貸物件の記録をすべてクラウド上で管理できます。
クラウド上で管理するため、書類のように紛失することもなく、パソコンが壊れてデータがなくなることもありません。
さらに、賃貸管理において必要になる書類や記録を一括管理できるうえに、自動作成も可能なため、書類を探す手間や作成する手間を削減できます。
●●● 賃貸管理システムのメリット ●●●
賃貸管理システムは、賃貸物件に関する業務の効率を向上できるなどの多数のメリットがあります。
とはいえ、導入するには費用がかかるため、メリットを十分に理解したうえで本当に必要かどうかを判断しなければいけません。
賃貸管理システムのメリットについて解説していくので、内容をよく確認するようにしてください。
業務の効率化ができる
賃貸管理システムを導入することで、物件・仲介管理業務の効率化を図ることが可能です。
例えば、保有している物件の情報や契約書、修繕記録、顧客情報などのデータを一元管理できるため、管理に掛けていた手間を大幅に削減できます。
また、重要事項説明書の作成が可能なうえに、更新契約書などの自動作成が可能なことでも、業務の効率化が可能です。
しかも、上記に挙げた機能はあくまで一例で、他にもさまざまな機能があり、それらの機能を活用することで更なる業務の効率化が図れるため、重要な業務に時間や労力を集中させることができます。
データや書類の紛失を防げる
賃貸管理システムは書類や顧客情報をデータ化したうえで、クラウド上で管理します。
書類の紛失やパソコンの故障による、データの紛失は起こり得ません。
しかも、クラウド上で管理することにより、事務所にいなくてもデータ化した書類を確認でき、情報の更新も可能です。
このように、重要な書類やデータがなくなることがないうえに、どこでも確認できることは大きなメリットだと言えます。
ミス・トラブルの防止
賃貸システムを使用することで、物件登録時のミスや書類作成時のミスなどがなくなります。複数のポータルサイトへの物件情報登録や、契約書などの書類作成を、システムが自動で行ってくれるためです。
従来の方法よりも手で入力する回数が減ることで入力ミスが減り、修正の手間と時間を軽減できます。
●●● 賃貸管理システムのデメリット ●●●
上記で紹介したように、賃貸管理システムには多数のメリットがありますが、当然デメリットもあります。
賃貸管理システムの2つのデメリットを紹介するので、内容を確認したうえで、導入するかどうかを検討してください。
情報漏洩のリスクがある
賃貸管理システムは、インターネット上にあるクラウドストレージを使用しているため、ハッキングなどによって情報漏洩する可能性があります。
とはいえ、賃貸システムを提供している会社も情報漏洩のリスクについては認識しており、強固なセキュリティ対策をしているケースが多いので、そこまで神経質になる必要はありません。
利用するのにコストがかかる
賃料管理システムを利用するには、初期費用と月額の利用料金がかかるケースが多いです。
これらの費用は今までかかっていなかった費用であるため、経費の増加を意味します。
しかし、人件費と比べると格段に安いため、新しく人を雇うことを検討しているなら、その前に賃貸管理システムの導入を検討してみてください。
●●● 賃貸管理システムの選び方 ●●●
賃貸管理システムはさまざまな会社が提供しているため、どの会社の賃貸管理システムを選べばいいのか分からないという方も少なくありません。
ここでは、賃貸管理システムの選び方のポイントを紹介するので、内容をよく確認してください。
必要な機能が揃っているのか
賃貸管理システムには、仲介業務や賃貸管理業務に必要な幅広い機能が搭載されています。
しかし、提供している会社によって搭載されている機能は違うため、効率化したい業務に関する機能が揃っているかを確認することが重要です。
例えば、チラシの作成作業に人や時間などのコストがかかっている場合には、チラシ作成機能がある賃貸管理システムを選ぶ必要があります。
上記のように、効率化したい業務に関する機能がないと、賃貸管理システムを導入しても期待した効果が発揮できません。
賃貸管理システムを導入する際は、効率化したい業務を明確にしてから導入するようにしましょう。
機能面のアップデートが適切に行われているのか
機能面のアップデートが定期的に行われているかも、賃貸管理システムを選ぶうえで重要なポイントです。
例えば、法改正があった際にアップデートが行われないと、既存の機能が役立たなくなる可能性があります。
また、セキュリティ面でもアップデートが行われないと、情報漏洩のリスクが高くなってしまい、安心して使用できません。
こういった理由から、賃貸管理システムを導入する際は、アップデートの頻度に関しても確認したうえで導入するようにしましょう。
サポート体制が充実しているか？
サポート体制の有無も、重要なポイントになります。
基本的に誰でも操作できるように作成されている賃貸システムですが、搭載されている機能が多く、パソコンの操作に慣れていないとわからないことも多いです。
また、導入の設定自体が難しいというケースもあります。
そういった場合に、サポート体制が充実していないと、導入時や使用時の操作方法で途方に暮れてしまいかねません。
賃貸システムを選ぶ際は、サポートの有無を確認するようにしてください。
まとめ：賃貸管理システムを利用して業務を効率化しよう
賃貸管理システムは、利用することで業務の効率化を図れるため、おすすめのサービスです。
しかし、賃貸管理システムはさまざまな会社が提供しており、ご自身に合ったシステムを見つけるのは容易ではありません。
そのため、この記事では、賃貸管理システムの機能やメリット・デメリット、選び方について解説してきました。
賃貸管理システムの利用を考えているなら、参考にしてみてください。
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